Comment voyagent les PME ? Que ce soit à l’international ou dans l’Hexagone, 80% des petites entreprises considèrent que les déplacements représentent un investissement. Mais les sociétés pourraient mieux optimiser leurs coûts, d’après un professionnel du secteur.

Quatre-vingt pour cent des petites et moyennes entreprises estiment qu’il est important d’optimiser les frais liés aux déplacements, d’après la deuxième édition du baromètre d’Avexia, un professionnel du voyage d’affaires. L’étude a été présentée le 29 mars, sur le Salon du voyage professionnel, à Paris, en présence de clients de l’entreprise, appelés à témoigner. Malgré la crise, d’après les entreprises interrogées par Avexia en début d’année, les budgets déplacements sont restés stables dans 65% des cas, en 2011. Et, globalement, celles qui ont gonflé leur budget ou l’ont réduit l’ont fait dans une proportion de plus ou moins 10%. Mais ces chiffres sont supérieurs pour les entreprises qui voyagent à l’international, frais d’avion oblige. De fait, la structure des budgets déplacement varie sensiblement selon la zone de destination des voyages, car pour les déplacements nationaux, les frais de route demeurent importants. Plus étonnant, les motivations diffèrent selon le type de voyage. « A l’étranger, les entreprises se déplacent tout d’abord pour faire de la prospection et pour fidéliser des clients. Le fait de régler des problèmes internes à l’entreprise vient après, alors qu’en France, c’est la première raison citée pour les déplacements, suivie du développement et de la fidélisation des clients », analyse Régis Chambert, directeur général d’Avexia. « Il faut aller visiter les gens pour savoir comment évolue leur attente de la technologie et proposer les produits de demain. (…) Il faut tisser des liens d’amitié et de confiance », explique François Dubot, directeur général commercial d’une filiale du groupe Bolloré, exportatrice de produits high tech jusqu’au Japon.

Frais nécessaires

Pour lui, les voyages sont « un investissement ». Et ce responsable n’entend pas grappiller sur les notes de frais : « il ne faut pas avoir une vision trop économique des choses. C’est très fatigant. Ils vont négocier des contrats en millions d’euros », explique-t-il, comparant ses managers à des « chevaux de course ». Cela n’implique pas pour autant d’être laxiste sur le chapitre dépense, puisque l’entreprise impose une transparence et une analyse des coûts de voyages, qui s’intègrent directement dans l’appareil comptable de la société. De fait, en matière de voyages, « la maîtrise des coûts demeure la principale préoccupation, quel que soit le motif de déplacement », commente un représentant d’Avexia. « Une entreprise sur deux a mis en place des règles sur l’ensemble de la chaine du déplacement, avant, pendant et après, pour mieux contrôler », illustre Régis Chambert. Au-delà des dépenses traditionnelles d’hôtellerie ou de transport, les entreprises y incluent aussi des frais comme des locations de salle, ou des vidéo conférences. « Les entreprises ont une vision très globale des frais de voyage », commente Régis Chambert. D’après lui, le coût de la prestation d’une agence de voyages représente 6% de ce qu’elle facture. Ce serait donc plutôt « le transport et l’hébergement qu’il faudrait optimiser », explique ce professionnel. Il lui reste quelques entreprises à convaincre : d’après le sondage, 26% des PME n’ont pas recours à une agence de voyages. Elles préfèrent utiliser d’autres leviers pour optimiser leurs dépenses, et, notamment, les outils de réservation en ligne. Près de neuf entreprises sur dix utilisent Internet pour effectuer leurs réservations. Les plus grosses disposent d’un portail qui a été conçu pour elles par un éditeur, les plus petites consultent les sites grand public, et les moyennes, celui de leur agence de voyages. « L’utilisation du on line devient prépondérant », commente Régis Chambert. Par ailleurs, un nouveau levier d’économies est apparu, dans ceux cités par les entreprises : la dématérialisation des factures. En revanche, côté hôtellerie, les dépenses des entreprises ne seraient pas totalement rationnelles, à en suivre Avexia, dont le directeur général estime que « les agences de voyages sont sous-utilisées par rapport au budget de l’hôtel . (…) Les PME ont leurs habitudes, et pas une démarche systématique d’optimisation de ce budget. Elles paient parfois plus cher. Les règles qui guident les processus de décision sont induites par la culture de l’entreprise ». « Lorsque l’on voyage et que l’on retourne plusieurs fois dans un même endroit, il est important de pouvoir retrouver ses habitudes. (…) », explique pour sa part François Dubot. Quoi qu’il en soit, même à l’heure de l’Internet et du développement des systèmes de téléprésence, le voyage d’affaires semble avoir de l’avenir. « On s’était laissé séduire par des webcam et d’autres outils, mais on s’est rendu compte que cela ne marchait pas . On n’arrivait pas à créer le lien. La relation humaine est d’autant plus nécessaire que le contexte est international », témoigne Eric Duboin, représentant d’Accelya, entreprise spécialisée dans les technologies de l’information. Et, au total, pour cette année 2012, d’après le sondage Avexia, 70% des entreprises déclarent que leurs dépenses consacrées aux déplacements vont rester stables.

Anne d’AUBREE