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Légal design : L’innovation juridique et RH

Nouvelle discipline qui suscite une véritable frénésie, le legal design est devenu un sujet central mis à l’honneur à l’occasion de conférences, ateliers, salons d’innovation et articles dédiés. Dans la presse juridique ou sur les réseaux sociaux, on le trouve partout. Cela démontre bien que l’innovation dans le droit n’est pas exclusivement technologique mais qu’elle repose aussi dans la manière de concevoir et d’expliquer les règles juridiques et des Ressources Humaines (RH) en les adaptant au client / à l’utilisateur.

Elissaveta Petkova, avocate spécialiste en droit du travail – Barthélémy Avocats - Bordeaux

Elissaveta Petkova, avocate spécialiste en droit du travail – Barthélémy Avocats - Bordeaux © Atelier Gallien

Définition du Legal Design

Les documents juridiques sont souvent caractérisés par une présentation d’informations denses, difficilement compréhensibles et peu attrayantes, pour toute personne non juriste et même parfois pour celles qui maîtrisent les bases. L’une des raisons principales de ces difficultés réside dans le fait que ces documents sont, la plupart du temps, élaborés par des juristes qui les conçoivent en pensant s’adresser à des juristes. En pratique, cela peut amener, de manière paradoxale, à une certaine insécurité juridique liée à l’incompréhension du droit et, par voie de conséquence, sa mauvaise application. C’est à ce moment-là que le legal design trouve sa pertinence.

Le « legal design » ou « design juridique » est l’application des méthodologies et outils du design au monde du droit. Le concept de legal design permet de recentrer l’utilisateur au cœur du traitement des informatiques juridiques et RH. De cette manière, il améliore leur accessibilité et leur compréhension. Le legal design est donc une façon de (re) structurer et (re) présenter les règles juridiques et RH de manière claire et intelligible.

Jean-Julien JARRY – Responsable du Pôle digitalisation et du service ressources et développement Barthélémy Avocats © D. R.

Origines du Legal Design

Certains considèrent que le legal design d’information est une coquetterie réduisant à rendre le droit plus beau avec des pictogrammes et des couleurs. Cette vision vient sans doute du fait que dans l’expression « legal design », il y a le mot « design ». Dans le langage courant, ce mot est utilisé pour dire qu’un objet ou un produit est beau. Il peut aussi renvoyer à une image snob ou coûteuse. Or, le terme « design », traduit de l’anglais, signifie « conception ». À l’origine le design est une discipline qui associe dessin et dessein et qui consiste à concevoir des objets fonctionnels en prenant en compte l’usage pratique qui va en être fait dans la vie quotidienne et intégrant une dimension esthétique. Le design, c’est avant tout une démarche empathique qui conduit à comprendre les besoins de l’utilisateur et anticiper les usages qu’il fera des objets ou produits mis à sa disposition. Le legal design a été véritablement identifié et conceptualisé par Margaret Hagan de l’Université de Stanford dans son célèbre ouvrage « Law by design ».

Les différentes déclinaisons : du Legal Design d’information au Legal Design de services

Le legal design d’information est une méthode qui vise à clarifier et non simplifier les règles de droit. Lorsqu’on clarifie un texte, un process, l’objectif est de le rendre plus compréhensible sans perdre en informations utiles. En revanche, la simplification conduit souvent à faire des raccourcis qui rendent l’information moins opérationnelle. L’enjeu est donc de réussir à être aussi exhaustif que les textes en étant beaucoup plus clair. C’est pour cela qu’une démarche de legal design de qualité oblige, notamment, à parfaitement maitriser le sujet abordé. L’objectif des infographies juridiques et RH est d’informer autrement le client pour lui faciliter l’application des règles. La conception de la structure de l’infographie doit permettre d’avoir une vue synthétique et d’ensemble. Ce n’est qu’après cette étape, qu’on peut se concentrer sur l’aspect graphique afin de la rendre plus attrayante.

L’objectif des infographies juridiques et RH est d’informer autrement le client pour lui faciliter l’application des règles.

Le legal design est également utilisé dans l’activité de formation, de transmission des compétences et des savoirs auprès de nos clients. Il a consisté à remplacer certains supports traditionnels comportant des dizaines de slides remplies de lignes de texte et de puces, par des supports élaborés en nous mettant dans la peau d’un participant. Cette nouvelle expérience d’apprentissage a conduit à améliorer de manière significative l’impact pédagogique de nos formations. « Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours », l’utilisation des images est une condition sine qua non pour capter l’attention et permettre une meilleure mémorisation de l’information. Selon le concept de psychologie des couleurs, celles-ci ont un effet sur les émotions humaines et peuvent aussi influencer la façon dont une personne percevra l’information ou mettra en place des mesures concrètes.

Le legal design de service permet également de faire émerger des innovations dans la relation clients, comme par exemple la création d’une plateforme digitale dédiée à la veille juridique. Cela permet à nos clients d’être plus autonomes en disposant d’informations synthétiques, rapides et opérationnelles. Nous avons également élaboré une plateforme collaborative de gestion
des projets de restructuration afin de faciliter leur mise en œuvre. A chaque fois, l’idée est d’accompagner l’utilisateur vers une meilleure compréhension de l’outil et du service rendu dans une démarche empathique.

Legal Design et relation client

Parfois, les juristes ont des difficultés à se faire comprendre des opérationnels et managers. Le problème vient essentiellement du fait qu’ils écrivent « comme des juristes » et comme s’ils s’adressaient à des juristes. À titre d’exemple, le juriste a tendance, de par sa formation, à rédiger des notes avec une structure « universitaire » (I – a – b – II – a – b…) et adopter un style neutre. Le legal design améliore de manière effective la relation avec les clients. En effet, lorsque l’on s’adresse à des opérationnels, il faut essayer de mobiliser un maximum les structures et les formules engageantes qui « parlent » et clarifient le message à ceux qui vont le lire. Il est donc indispensable de prendre de la distance entre la structuration de l’information et « la cible » à qui elle est destinée. Dans cette perspective, l’utilisation du « langage clair juridique » conduit à :

– choisir des mots appropriés ;
– éviter ou à expliquer les termes juridiques complexes ;
– faire des phrases courtes, des paragraphes de quelques lignes seulement ;
– donner des exemples ou des illustrations ;
– utiliser une présentation attrayante pour maintenir l’attention du lecteur et faciliter la compréhension des points importants ;
– utiliser des schémas pour illustrer des calendriers, des étapes ou des notions juridiques complexes.

Pour mettre en œuvre une démarche de legal design pertinente, il est nécessaire de respecter les points fondamentaux suivants :
– se mettre en empathie, c’est-à-dire se mettre à la place du client, de l’utilisateur pour ressentir la manière dont l’information va être perçue ;
– déconstruire la règle juridique afin de repérer les éléments importants à transmettre ;
– conceptualiser une nouvelle pensée juridique globale avec un fil conducteur ;
– utiliser un langage clair permettant d’être compris par notre client, l’utilisateur ;
– créer de l’émotion avec des visuels impactants, un choix de couleurs pertinent en évoquant une culture commune et pourquoi pas un peu d’humour.

Un conseil : il faut sortir de sa zone de confort et tenter l’expérimentation de la méthode. Une démarche rigoureuse, créative et un sens de l’écoute des besoins du client (exprimés ou latents) sont les éléments pour réussir à « faire du legal design ». Ceci étant, beaucoup de confrères ont déjà recours, sans forcément s’en rendre compte, au legal design d’information. En effet, nous retraitons souvent l’information avant de la transmettre à notre client, notamment par le biais d’un schéma. Certes, cela est rédigé sur un bout de papier ou un tableau mais la méthode est là. Toutefois, il semble intéressant d’envisager un recours et une pratique du legal design d’information plus ambitieux et structuré. Avec le legal design, il est possible de se rapprocher de son client car ses besoins sont au centre du traitement de l’information.

Le legal design améliore de manière effective la relation avec les clients.

Legal design et application des règles juridiques et RH

Il s’agit d’un véritable enjeu pour nos clients en particulier pour les directions juridiques et services de ressources humaines. En effet, le legal design d’information permet d’améliorer la transmission des informations juridiques et RH ainsi que leur bonne application. Dès lors que les règles sont claires, vérifiées et comprises, elles augmentent l’engagement des salariés. Le legal design contribue lui aussi à donner un sens à la politique juridique et des ressources humaines mises en place. Les clients sont très friands des infographies qui permettent en un coup d’œil de comprendre les enjeux juridiques et RH, certains demandent même de réaliser les actions de communication juridique. Dernièrement, nous avons décliné en infographie un accord sur le dialogue social, le thème n’était pas « sexy » mais nous avons réussi à le rendre compréhensible et expliquer concrètement son impact dans la vie des salariés. Le legal design est un phénomène en plein essor. Dans les prochaines années, il sera probablement au cœur des attentes de tous nos clients qui exigeront un droit compréhensible et opérationnel afin de mieux diffuser la politique juridique et RH au sein de l’entreprise.

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