La facilitation pour animer sa communauté de professionnels

Souvent caricaturée de « séance avec les post-it », la facilitation est un processus d’animation des parties prenantes d’une organisation – collaborateurs, élus, clients, citoyens, dirigeants – qui vise à produire un livrable concret, réaliste et réalisable. Elle peut être utilisée dans 4 situations : faire un diagnostic, définir un plan d’actions, trouver des solutions, ou prendre des décisions.

Elle est généralement définie comme une animation conviviale, énergisante, voire divertissante, mais au-delà, il s’agit d’un outil puissant au service du développement opérationnel et stratégique de l’organisation. Alors, quels en sont les intérêts ?

Produire un livrable en quelques heures de 3 à 3 000 personnes

L’intelligence collective suit une méthodologie précise au service d’un objectif défini au préalable entre le commanditaire et la personne qui facilite, le facilitateur ou la facilitatrice.

La grande force de la facilitation est qu’elle permet très rapidement, en 2 ou 3 heures, d’atteindre l’objectif attendu ; qui, quoi, pourquoi, comment, où… Et cela, sans limite de participants ! C’est une méthode particulièrement appréciée par les dirigeants dans le cadre de l’élaboration de leurs projets stratégiques. Car qui de mieux pour donner son avis, proposer des idées, que celles et ceux qui vivent l’organisation au quotidien, quel que soit leur poste ?

Un atelier fréquemment utilisé est le forum ouvert qui peut rassembler plusieurs centaines de personnes autour d’un même projet : le matin, chacun expose son idée, le soir, les grandes lignes du projet sont écrites : on sait où l’on va et comment on y va.

Gommer la hiérarchie : moins de descendant, plus de participatif

Les nouvelles méthodes de management prônent une organisation moins descendante, davantage transversale. L’intelligence collective est bien dans la lignée de cette idée. Utiliser la facilitation, c’est marquer concrètement une volonté pour l’employeur d’être dans une dynamique participative qui part du terrain. Qualité de Vie et Conditions de Travail, Responsabilité Sociétale des Entreprises, politique des Ressources Humaines… Les possibilités sont infinies.

L’avantage de cette méthode est qu’elle permet de recueillir une multitude d’avis et de points de vue, chacun ayant sa propre expérience, son propre prisme et sa propre opinion. C’est la combinaison de toutes les perspectives qui assurent une représentativité exacte de l’organisation.

Trouver un consensus, aider à la prise de décision, apaiser les tensions

Asseoir les parties prenantes autour de la table apporte un autre intérêt indéniable : chacun est amené à parler, il est entendu pour ce qu’il a à dire. De la même manière, chacun est amené à écouter l’autre. C’est souvent ce qui est rappelé en séance : l’écoute est la clé de réussite de l’intelligence collective. Le dirigeant est alors placé au même titre que n’importe quelle partie prenante et peut entendre ce que ses collaborateurs ont à dire : individuellement, collectivement, parfois anonymement.

C’est un outil très efficace pour « vider son sac » ; faire état d’une situation professionnelle (voire interpersonnelle) qui nuit au bon fonctionnement de l’organisation. C’était le cas notamment d’une entreprise dont le dirigeant a souhaité mettre en place un nouveau dispositif sans discussion avec ses chefs de secteur. Au bout de sept ans, le dispositif ne fonctionnait toujours pas, chacun y était réfractaire, ne le comprenait pas, n’y croyait pas et, surtout, le vivait comme imposé par « là-haut ». En quatre ateliers d’intelligence collective, les chefs de secteur ont pu crever l’abcès et trouver, ensemble, un fonctionnement viable et pérenne. Un an plus tard, le dispositif se développe avec succès, le chiffre d’affaires ainsi que l’équipe se sont développés ; chacun y contribuant au quotidien.

Dynamiser et valoriser les parties prenantes de son entreprise

La clé de réussite d’un atelier d’intelligence collective est la bonne définition du ou des objectifs, autrement dit ce que le dirigeant attend de la séance de travail. Mais finalement, si ce processus innovant arrive à conquérir si facilement celles et ceux qui osent l’expérimenter, c’est tout simplement parce qu’elle rassemble. La facilitation permet aux parties prenantes ; collaborateurs ou autres, d’être écoutés et reconnus. Il n’est pas rare d’entendre en fin d’atelier des retours exaltés, voire émus de participants, qui remercient leur employeur de leur avoir permis ce temps d’échanges. Ce phénomène de renversement de la valeur, où les uns et les autres se sentent faire partie d’une équipe, renforce la cohésion et par là même la motivation. Elle donne du sens.

En somme, on communique !

Écouter, observer, comprendre les enjeux, animer, faciliter la compréhension, accompagner au changement… ce sont bien là les qualités et les missions du communicant. L’Observatoire des Métiers de la Communication en Nouvelle-Aquitaine* nous rappelle d’ailleurs que le communicant doit sans cesse se renouveler, se former, faire évoluer sa pratique face aux nouveaux défis, outils et modes de vie.

C’est un fait, l’intelligence collective est une tendance qui va en s’accroissant. Gageons qu’elle soit une nouvelle corde à l’arc du communicant de demain… ou par extension, un métier à part entière dans la grande famille des métiers de la communication !